Распорядок дня, или как найти время


Время от времени в инстаграме я интересуюсь, о чем бы вам хотелось почитать в блоге. Недавно мне предложили написать пост о распорядке дня. К этой теме я подобралась бы еще не скоро, если бы не книга «Найди время». Ее написали два сотрудника Google, которые тщетно пытались понять, куда утекает время. Когда они, наконец, поняли, куда оно утекает, написали книгу о том, как это время сберечь. Я не буду перечислять все методики из этой книги, а расскажу только о том, что успешно использую сама. Заодно расскажу, как я распределяю задачи в течение дня/недели/месяца. Как это часто бывает, писать на такую тему немного неловко. Я не могу похвастаться мегапродуктивностью и сумасшедшей работоспособностью.  Но, надеюсь, кому-то это информация будет полезна.

Для начала вам нужно выделить главную задачу, только так она не будет ускользать от вас в череде мелких срочных дел. Главная задача может растянуться на недели, а может быть выполнена за один день. Звучит все чрезвычайно просто, но на деле выбрать главную задачу очень трудно. А порой, кажется, невозможно. К примеру, к вам летят письма от двух клиентов, которые хотят получить работу сегодня же вечером. В этой ситуации трудно выбрать главную задачу. И обычно это приводит к прокрастинации. Но выбрать, какой из проектов главный необходимо, чтобы не сойти с ума и сделать все вовремя.

Главную задачу можно определить по трем критериям. 1. Срочность 2. Удовлетворенность 3. Радость. Возможно, именно сегодня главной задачей будет прогулка с собакой, а не выполнение заказа. Решать только вам.

Выбрали главную задачу, и дальше начинается самое интересное – планирование. Признаюсь, я давно не была так довольно графиком своего рабочего дня. Кажется, что я стала успевать больше, а хаоса стало меньше.

Берем лист бумаги, мне удобнее работать на формате А4. Делим лист пополам. Левая колонка полностью отдана под главную задачу. Здесь вы можете написать подпункты, которые требуются для выполнение главной задачи. Сюда же можно вписывать то, что приходит в голову по этому проекту. Все в одном месте. А в силу того, что листа не так много, вы будете записывать только самое главное!

Вторую колонку мы условно делим на две части. Вверху пишем вторую по важности задачу. Под нее остается еще меньше места, значит нужно писать коротко, но емко. Задач ровно столько, чтобы они не перегружали ваш мозг.

И внизу расположился раздел со всяким разным. Это мелкие задачи, которые не попали в один из списков, но которые неплохо было бы сделать.

Авторы назвали этот метод «Основная и вспомогательная горелка».

Плюс такой таблицы в том, что ее можно выполнить за день, а можно за неделю. И у вас все время будут перед глазами главные задачи!

Приведу пример своего дня. Немного волнительно, еще никогда не выкладывала страницы своего ежедневника. Процесс, кхм, интимный, надо сказать.

Слева у меня главная задача – настольная игра. Этот заказ я веду уже давно и не без трудностей. Сейчас он у меня на первом месте. Справа – вторая по важности задача. Я подавала заявку на маркет «Лампа». В связи с этим было много мелких задач, которые я выписала ниже. А справа внизу – скоп всевозможных задач, которые тоже нужно сделать, но на это есть больше времени. Сюда я вписала и переписку по почте, и финальные штрихи по работе с книгой и обновление портфолио на Бехансе.

Кажется, этот план я выполнила за несколько дней.

Преимущество этой системы в том, что у вас есть физическое ограничение листа! Именно из-за этого вы не перегружаете свой день и фокусируйтесь на главном. Сколько раз вы ловили себя на мысли, что хотите закончить какой-нибудь авторский проект, но находились дела поважнее. Признаюсь, со мной это происходит очень часто.

В зависимости от приоритетов вы можете по-разному выстраивать свой день. Расписание получается гибким, но сфокусированным. Хвала создателям книги и их математическим мозгам.

Следующий этап планирования позволяет реальнее оценивать свою успеваемость. Хотя в целом можно остановиться на первой таблице.

Берем все тот же лист А4, кладем горизонтально и делим на три части. В первой части пишем подробный план на день по часам. Ориентируемся на предыдущую таблицу. Ваша главная задача необязательно должна появляться в начале рабочего дня. Если главным для вас сегодня – поход в театр, то логичнее, что главное завершится вечером.

Соседнюю таблицу называем «реальность». Наши планы редко идут гладко. Мы часто недооцениваем или переоцениваем свои возможности, ваш распорядок может прервать телефонный звонок или необходимость убирать рвоту за кошкой. Ну вы поняли. В колонке «реальность» вы пишите реальное положение вещей. Вам казалось, что на задачу уйдет всего час, а вместо этого просидели над ней уже три часа, и конца не видно.

В третьей колонке пишите пересмотренный план на день.

Обычно я работаю с 10:00 и до 20:00 или 21:00. С перерывом в 40 минут на обед. Кроме того, я стараюсь устраивать перерывы каждые полтора часа. Раньше я работала по системе 45/15, но последнее время от нее отказалась. И не зря! Буквально на днях посмотрела видео Насти Кей, в котором она говорит о биологических ритмах. Очень рекомендую обратить внимание тем, кто замечает за собой пики активности и упадка сил, и гадает, почему так происходит.

Стараюсь до шести часов вечера выполнить всю работу на заказ, а после поработать еще часа два на себя. Но этот распорядок очень меняется в зависимости от загруженности. Бывает, уже к трем я выполнила все рабочие задачи. А бывает сижу за проектом часов до двенадцати вечера.

Подумала, что такая система может быть полезна и для организации планов на год. Три основных цели на год и крупные шаги, которые нужно для этого предпринять. А уже в течение года разбиваете эти крупные шаги на мелкие.

Такая система планирования подходит тем, у кого много мелких задач. Еще месяца два назад я просто работала над книгой. У меня была одна задача – нарисовать иллюстрации вовремя. Мне не нужны были таблицы, потому что я ничего корме книги делать не успевала. Иногда я работала над игрой, но и для этого таблица была лишней.

Сейчас задач много и все они разной сложности и протяженности. Я все еще работаю над игрой, хотя основные поля уже сделаны. Временами мне нужно внести правки по книге, оценить верстку, проконсультироваться с редактором и т.д. Помимо этого я хочу вернуться к персональным проектам. Сюда входит и участие в маркете, и участие в конкурсах, работа над портфолио и продвижением. Каждую из этих задач можно разбить на множество подзадач. В конце февраля меня ждет еще один проект, а это значит, задачи только умножаться. И вот в такой ситуации таблица с приоритетами пригождается.

Кроме того, я указала только рабочие цели. Но у всех нас есть личная жизнь, которая тоже требует приоритезации. Мы с мужем делаем ремонт в новой квартире, а это отнимает львиную долю наших выходных.

Еще один совет, которые дают авторы книги – завести список дел «можно было бы». Можно было бы сделать, как появится время. Этот список можно составить, например, на месяц. И в течение недели вносить пункты в ту или иную колонку, пока список не опустеет или не потеряет актуальности.

Авторы приводят множество примеров того, как оградить себя от социальных сетей и не отвлекаться на мелкое, но об этом вы почитаете сами, если захотите.

Я перепробовала огромное количество методов организации времени, и поняла, что далеко не все мне подходит. Труднее всего сфокусироваться и работать, когда задач много, и почти все они без четких сроков. И именно в такие дни я и использую таблицу, чтобы не распыляться.

Во время работы я слушаю музыку, подкасты и аудиокниги.

В первой половине дня я слушаю музыку. Я большой музыкальный фанат и о музыке могу говорить часами. А наша любимая с мужем игра – угадывать имена исполнителей, когда слушаем радио в Google music. Это на тот случай, если вы окажетесь с нами в одной машине. Предупрежден – значит вооружен!

К середине дня мне становится скучно, и я слушаю подкасты и аудиокниги, чтобы восполнить нехватку общения.

В конце прошлого года я купила подписку на Storytel и теперь с радостью слушаю книги. Сейчас на очереди Терри Пратчетт «Стража! Стража!» Я никогда не читала фэнтези (разве что Нила Геймана), но много хорошего слышала об этом цикле и о Пратчетте в целом. Во время прослушивания я хохотала до слез, а после прослушала начало книги заново, но уже с мужем. Из полюбившихся книг и чтецов (это очень важно!) могу отметить «Семь тучных лет» Этгара Керета, «Фиму» Амоса Оза и «Тонкое искусство пофигизма» Марка Мэнсона. Еще было классно послушать «Вторую жизнь Уве», хотя фильм почти не отличается от книги, и я хорошо знала, что произойдет дальше.

О том, какие я слушаю подкасты вы можете найти в моем паблике вконтакте. Самые интересные выпуски я публикую там.

Из необходимых атрибутов моего рабочего стола: чашка чего-то горячего, кошка (иногда две), ежедневник, планшет Wacom, телефон и десяток карандашей и ручек.

Надеюсь, пост был для вас полезен. В моем блоге вы найдете множество статей на совершенно разные темы: что такое зин и как его сделать своими руками, какими правами обладает иллюстратор, как получить первый заказ и найти свой стиль. Вы можете поддержать мой блог и перевести любую сумму на мой онлайн-кошелек.

Если вам нравится читать мои тексты и очень лень заходить на сайт через социальные сети, подписывайтесь на рассылку. Вам будет приходить только одно письмо в неделю

Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.